İçindekiler
Hepimizin bildiği üzere işe alım ya da kariyerde yükselme aşamalarında firmaların yaptığı iş mülakatları artık geleneksel hale gelmiştir. Temelde, şirketler takımlarına alacakları yeni üyelere yazılı sınav yaptıktan sonra nihai kararlarını vermeden önce onları biraz da olsa tanımak için çeşitli mülakatlara davet ederler. Sonuçta, hepimiz kariyerimizde mutlaka en az bir defa bu tür bir mülakata katılmışızdır. Bununla birlikte özellikle son 5 yılda hayatımıza yeni bir kavram daha girmiştir. Evet, kökeni ile çıkış noktası Amerika ve Avrupa olan, dilimize Değerlendirme Merkezi Aktiviteleri olarak geçen Assessment Center Activities, son dönemde bankalar ve birçok kurumsal şirket tarafından hem işe alım hem de kariyerde yükselme aşamasında sıkça başvurulan yeni nesil bir yöntem haline gelmiştir.
Kendimizi İnsan Kaynakları uzmanı yerine koyacak olursak, değerlendirme merkezi aktiviteleri sayesinde geleneksel mülakatlarda çok kısa süre içerisinde teorik olarak tanımaya çalıştığımız adayı rol oyunları ve uygulamaları ile aktivitelerde daha yakından tanıma fırsatı bulabiliyoruz. Bu sayede hedef pozisyon ile adayın yetkinlikleri arasındaki uyum da kendiliğinden ortaya çıkmaktadır.
İçerisinde rol oyunu, iş önceliklendirme, analiz ve grup çalışması gibi uygulamalı çalışmalar olan bu sistemde İK uzmanları birçok yönden adayı değerlendirip nihai bir karar oluştururlar. Genellikle uzman, müfettiş ya da A grubu olarak da sayılan pozisyonlar için kullanılan değerlendirme merkezi aktivitelerinde amaç hedef pozisyon ile en uygun aday eşleştirmesinin başarı oranını artırmaktır. Takdir edersiniz geleneksel yöntem de diyebileceğimiz yazılı sınav artı klasik mülakat sisteminde uygun adayın bulunması ve başarı oranı yüksek olmamaktadır. Bu durum da işe alım maliyetlerini artırmakta ve çalışan bağlılığını azaltmaktadır.
Doğal olarak bu süreçlerin toplamını bir sektör ya da ülke için değerlendirirsek iş gücü verimliliği ve dolayısıyla karlılık açısından ciddi sonuçlar doğuracaktır.
Değerlendirme Merkezi Aktiviteleri Nedir?
Daha önce bu uygulamaya katılmış ekip üyelerimizin detaylı gözlem ve bilgilerini aşağıda sizinle paylaşacağız. Bundan önce belirtmek isteriz ki; en bilinen değerlendirme merkezi aktiviteleri uygulamaları grup çalışması (panel mülakat değil), rol oyunu, analiz ve iş/e-posta önceliklendirme çalışmalarıdır. Fakat bunların hepsinden de önce yetkinlik bazlı kişilik envanter uygulamasından bahsetmemiz gerekir. Çünkü gireceğiniz bütün uygulamalarda sizi bir gün önce gerçekleştirdiğiniz çoktan seçmeli test olarak yapılan kişilik envanterine göre değerlendirmektedirler.
Yani, sizi envanterdeki sorularda işaretlediğiniz ve olduğunuzu iddia ettiğiniz o kişiye göre değerlendireceklerdir.
Konu hakkında çok basit bir örnek verecek olursak; mesela kişilik envanterindeki sorulara çok sabırlı biri olduğunuz çerçevesinde cevaplar verip bir gün sonraki uygulamalarda ya da rol oyununda çok sabırsız bir görüntü verirseniz tutarsız bir sonuç oluşacaktır. Bu arada genelde bir gün önce e-postanıza kişilik envanteri testinin link gelecektir. Aynı gün testi yapmanız beklenmektedir. Ertesi günü ise artık değerlendirme merkezi aktivitelerine katılacaksınız.
Ayrıca gün sonunda sonuç kısmında size geri bildirim verilirken bundan size mutlaka bahsedecekler ve oluşacak olan genel görünümünüz etkilenecektir. Bu testi yaparken en doğal cevapları vermeniz sizin açınızdan doğru olacaktır. Yani temel mesele “olmak istediğiniz kişi” değil “olduğunuz kişi” olarak cevapları işaretlemenizdir. Buradan da anlayacağınız üzere sabah 09:30’da başlayan bu süreç saat 15:00’te bitecektir. Sonrasında ise genelde 20 dakika ara olacaktır ve sonrasında yaklaşık 20-30 dakika sürecek olan “geri bildirim/feedback” aşaması başlar. Bu aşamada size gün içinde gerçekleştirdiğiniz uygulamalardaki davranışlarınız hakkında geri bildirimler verilir.
Bu noktada dikkat etmeniz gereken şey; o an karşınızdaki eğitmenin muhtemelen notlar almaya devam ettiğidir. Yani siz aslında geri bildirim alırke bir değerlendirmeye daha tabi tutuluyor olabilirsiniz, dikkat edin deriz J Geri bildirim aşamasının başında size uygulamalar nasıl geçti ve sonunda da bizim geri bildirimimiz hakkında siz bize geri bildirim vermek ister misiniz gibi sorulara da hazırlıklı olmak gerekir 🙂
Aktivite Türleri: Bireysel ve Grup Değerlendirmeleri
Şimdi sırasıyla değerlendirme merkezi aktiviteleri uygulamalarından kısaca bahsetmek isteriz. Sonuçta bir gün önce size gelen kişilik testini yaptınız ve artık sıra uygulamalara geldi J Bu arada uygulama gününden en az 1 gün önce size yine e-posta aracılığıyla günün programı ve saat kaçta hangi uygulamanın gerçekleştirileceği bilgisi gelecektir. Bu bilgilerin yaklaşık bilgiler olduğunu ve koşullara göre saatlerin sarkabileceğini de akılda tutmak gerekir.
Grup çalışması ile geleneksel panel ya da grup mülakatı birbirine karıştırmamak gerekir. Grup çalışmasında 4 ya da 6 kişilik bir grupta olursunuz ve size öncelikle durumu açıklayan bir bilgi notu verilir. Bu arada belirtmek gerekir ki; diğer değerlendirme merkezi aktiviteleri uygulamaları aksine grup çalışması uygulaması genellikle fiziki ortam yapılmaktadır. Örnek vermek gerekirse; mesela uygulamaya katılan 6 kişinin bir firmanın bölge satış yöneticileri olduğu bir çalışma verilir. Ellerindeki bilgi notunda ise firmanın o bölgedeki satış verileri, özellikleri ve diğer bilgiler yer alır.
Kişilere bu bilgileri okumaları için 15-20 dakika süre verilir ve bu sürenin sonunda bu yıl oldukça düşen satışların arttırılması için grup olarak ortak kararlar almaları istenir. Süre bitince ise yaklaşık 30-40 dakika boyunca satışları nasıl artırabileceklerine dair kendi aralarında konuşmaları istenir. Bu süre zarfında da İK uzmanları kenarda notlar tutarak onları izlemektedir.
Bu çalışmada takım çalışmasına yatkınlığınız, aşırı pasif kalmadan ama diğerlerini de rahatsız etmeden ne kadar aktif olup kendinizi ifade ettiğiniz, sorunlara getirdiğiniz yeni çözüm yaklaşımları ve topluluk içindeki tavırlarınız gibi özellikleriniz önemlidir.
Sorunlu Çalışan Rol Oyunu
yöneticisiniz ve sorunlu bir çalışanınızla 15-20 dakikalık bir görüşme yaparak onun sorunlarını çözüp performansını arttırmanız beklenmektedir. Tabi bu görüşme esnasında çalışan size ara sıra ters cevaplar verip garip tavırlar içine girecektir. Unutmayın, dün yaptığınız kişilik envanterinde çok sabırlı biri olduğunuza dair cevaplar vermiştiniz 🙂 Yani çalışanınızın garip tavırları karşısında sabır göstermezseniz oradan gol yeme ihtimaliniz doğacaktır. Takdir edersiniz ki bu uygulamalarda sizin yöneticilik özellik ve yetkinlikleriniz ölçülmektedir. Yani yarın gerçekten yönetici pozisyonuna terfi ettiğinizde mutlaka sorunları olan çalışanlarınız olacaktır. Bu tür sorunlara yaklaşımınız çok önemlidir.
Çalışanınızı iyi dinlemeniz, ona odaya girdiğinde hal hatır sorarak konuşmaya başlamanız, ona çalışandan önce bir insan olarak kıymet verdiğinizi hissettirmeniz çok önemlidir. Aslında benzer durumda size nasıl davranılmasını isterseniz sizin de bu değerlendirme merkezi aktiviteleri rol oyununda çalışanınıza öyle davranmanız doğru olacaktır.
Rol oyununda da örneğin satış bölgesi değişen bir telefonda satış uzmanınızın bölgesi değiştikten sonra düşen performansıyla ilgili görüşme yapmanız istenecektir. Çalışan odaya girmeden önce size yine konu hakkında bir bilgi notu verilecek ve 15-20 dakika okumanız için süre verilecektir. Sonrasında ise çalışan odanıza girecektir. Size görüşme boyunca arada mazeretler sunacağını, sorunlarından bahsedeceğini ve bazen konuyu da dağıtacağını aklınızda tutun deriz. Burada genelde beklenen şey, sorunlu çalışanın odadan motive olmuş, kurum bağlılığı artmış ve kazanılmış olarak çıkmasıdır.
İş / E-Posta Önceliklendirme
Değerlendirme merkezi aktiviteleri içinde belki de en zor olanı iş ya da e-posta önceliklendirme uygulamasıdır. Çünkü burada sizden çok kısıtlı bir zaman dilimi içerisine çok fazla işi “önceliklendirerek” sıkıştırmanız istenmektedir. Yani bütün işlere süre yetmeyebilir ve en öncelikli-önemli işleri doğru zaman dilimine sıkıştırmanız isteniyor. Tabi bilgi notunu iyi okumalısınız. Çünkü bilgi notunda bazen bazı işleri delege edebileceğiniz de belirtilmektedir. Yine size 30-40 dakika süre verilip bir bilgilendirme notu ya da e-postası atılmaktadır.
Sizden verilen süre içerisinde bütün işleri öncelik sırasına koymanız beklenmektedir. Sonrasında da İK uzmanı odaya girer ya da zoom toplantısını başlatarak sizden hangi işi neden önceliklendirip sıraya koyduğunuz dinlemek isteriz. Ayrıca sizi dinlerken araya girerek karşı sorular soracaktır.
Mesela Cuma akşamı işten çıktığınızda yeni haftanın planını yaparak evinize gittiniz diyelim. Pazartesi sabah işe geldiğinizde ise hafta sonu şirketinizin finans direktörü olan amirinizden gelen bir maille karşılaştınız. Bu mailde içerisinde bulunduğunuz ve daha önceden planladığınız Pazartesi günü acil olarak yapmak üzere ilave 4 farklı iş buldunuz. Bu arada her bir işin yaklaşık kaç dakika süreceği ve mahiyetine ilişkin bilgiler bilgi notunda yer alacaktır. Direktörünüz sizden daha önce ayarladığınız işlerin yanına bu yeni 4 farklı işi de önemine göre sıralandırarak plana almanızı ve gerçekleştirmenizi istiyor. Ayrıca bu bilgilerin içine bazı tuzaklar da atılacaktır, buna da hazırlıklı olmanız gerekir.
Ayrıca üst yönetime yapacağınız sunumları ve eğitimlerinizi başkalarına delege etmenizi önermeyiz. Bunun dışında ille de sizin yapmanız gerekmeyen işleri, bilgi notunda yazıyorsa delege edebileceksinizdir. Burada önem sıralaması konusundaki yetkinliğiniz ölçülecektir. Mesela herhangi bir iş arkadaşınıza yardım etmek için Genel Müdürün verdiği bir işi geciktirir ya da sarkıtırsanız sorun olacaktır:)
Analiz Çalışması
Analiz çalışması, değerlendirme merkezi aktiviteleri içinde en zor olanı da olmasa da belki de en uzun sürecek olanıdır. Çünkü bu sefer, size önceden verilen bilgi notu içerisinde gerçekten çok fazla bilgi vardır. Rakamlar ve sözel bilgiler havada uçuşuyordur. Sizden ise bu bilgiler ışığında bir sonuç raporu ya da sunumu yapmanız istenecektir. Adı üzerinde, yani analiz yeteneğinizin gücü burada belirleyici olacaktır. Bu bağlamda mümkün olduğu kadar detaylara boğulmadan genel sonuçlar çıkarmanız ve bunu, uygun bir şekilde sunmanız gereklidir. Sunum aşamasında slayt ya da kâğıt kullanabiliyorsunuz. Yeter ki sunumunuzu ve görüşlerinizi doğru verilerle desteklemeyi başarın.
Analiz çalışmasına örnek verecek olursak, mesela bölge müdürlüğünü yaptığınız firma şehire yeni bir satış ofisi açmayı planlamaktadır. Genel Müdürünüz ise sizden açılacak yeni satış ofisini iki lokasyondan hangisinde açılmasını önereceğinizi içeren bir sunum yapmanızı istiyor. Yani şehir içinde mi yoksa şehir dışında mı bu yeni ofisin açılması daha uygun olacaktır. Tabi bu konu hakkında size önceden verilen bilgi notunda hem şehir içi hem de şehir dışı lokasyonu hakkında hem sayısal hem de sözel birçok bilgi bulunmaktadır.
Sizden beklenen bu bilgileri analiz ederek size göre en doğru lokasyonu belirlemeniz ve verilerle bu görüşünüzü destekleyerek güzel bir analiz sunumu hazırlamanızdır. Burada size yaklaşık 40-45 dakikalık bir ön hazırlık süresi verilmektedir. Tabi bu sürenin içine bilgi notunu okuma süresi de dahildir. Yani yine görece kısıtlı bir süre içerisinde hızlı düşünüp hızlı analiz ederek iyi bir sunum yapmanız beklenmektedir.
Mesela zoom üzerinden yapılan çalışmada sunumu sadece sözlü de yapabilirsiniz. Bu durumda illa ki yazılı bir görsel beklenmeyecektir. Çünkü buna süreniz muhtemelen yetmeyecektir.
Başarılı Bir Değerlendirme Merkezi Süreci İçin İpuçları
Değerlendirme merkezi aktiviteleri bir gün boyunca süren ve oldukça yorucu bir süreçtir. Bir günce öncesinde gelen kişilik envanteriyle başlayan bu süreç ertesi gün öğleden sonra yapılan geri bildirim aşamasıyla sona ermektedir. Temelde amacı sizi yakından tanımak ve hedef pozisyonla olan uyumluluğunuzu test etmek olan bu uygulamalar modern çağın en çok kullanılan işe alım ve yükseltme sistemidir.
Şimdi ise değerlendirme merkezi aktiviteleri kapsamında önemli maddeleri kısaca özetleyelim;
- Uygulamalar ve kişilik testi esnasında olmak istediğiniz kişiye göre değil olduğunuz kişiye göre yanıtlar veriniz ya da işaretleyiniz.
- Yanınızda su ve kağıt ile kalem mutlaka bulundurmalısınız. O kadar çok konuşunca ara sıra boğazınız kuruyacaktır. Ayrıca kağıt ve kalem sayesinde notlar alıp ara sıra bu notlara bakarak cevaplar vereceksiniz. Özellikle analiz uygulamasında kağıt kalem olmazsa olmazınızdır.
- Eğer Zoom üzerinden değerlendirme merkezi aktivitesi uygulamalarına katılacaksanız, bir gün öncesinden mutlaka kamera, mikrofon ve internet bağlantınızı test edin. Kablosuz ağ değil kablolu ağ kullanmanız işinize yarayacaktır.
- Online değerlendirme merkezi aktivitesine katılacaksanız yine bir gün öncesinden bulunduğunuz ortamın ışıklandırma ve konumunu ayarlayıp test edin. Yani karşı tarafın yanlış ışıklandırmadan dolayı sizi rahat görmesini engelleyecek ortamlardan uzak durun.
- Daha önce de belirttiğimiz üzere geril bildirim esnasında da disiplin ve konsantrasyonunuz tam olsun. O aşamada da sizinle ilgili değerlendirmenin devam ediyor olabileceği ihtimalini unutmayın.
- Ses tonunuz ve diksiyonunuzla birlikte güler yüzünüzün önemli olduğunu unutmayın. Yani siz olsanız karşınızda sürekli kaş çatan asık suratlı bir aday karşısında bakış açınız pozitif olur muydu düşünün deriz.
- Daha önce belirttiğimiz gibi bir gün önce yaptığınız kişilik envanteri testine verdiğiniz cevaplar ara sıra aklınıza gelsin ve onlarla çelişecek davranışlar göstermekten kaçının. Unutmayın karşı tarafın elinde sonuçlar var ve orada sizinle ilgili olarak bazı bilgiler yer alıyor. Lütfen kendinizle çelişmeyin 🙂