Stratejik Etkili Geri Bildirim Verme Rehberi!

Bir yöneticiye veya iş arkadaşına “söylemem gereken bir şey var” dediğinizde, odadaki havanın nasıl buz kestiğini hiç fark ettiniz mi? Kalpler hızlanır, savunma kalkanları kalkar ve herkes “Acaba neyi yanlış yaptım?” diye düşünmeye başlar. kariyeryol.com okuru olarak biliyoruz ki, iş hayatındaki en büyük iletişim kazaları, ne söylendiğinden çok, onun nasıl söylendiğiyle ilgilidir. Etkili Geri bildirim, çoğu zaman bir “eleştiri silahı” olarak algılanır, oysa doğru kullanıldığında kariyer planlamanızda basamakları tırmanmanızı sağlayan en güçlü “asansördür”.

Sorun şu ki, bize kimse bunu nasıl yapacağımızı öğretmedi. Ya “kırmamak” için lafı dolandırıp mesajı kaybediyoruz ya da “dürüst olacağım” diyerek karşımızdakini ezip geçiyoruz. İkisi de işe yaramıyor. Biri gelişimi engellerken, diğeri motivasyonu öldürüyor. Oysa profesyonel dünyada ustalık, bu iki uçurumun arasındaki o ince çizgide, yani “yapıcı” olabilmekte yatar.

Unutmayın, geri bildirim vermek bir “olay” değil, bir “kültürdür”. Eğer bunu sadece yıllık performans görüşmelerine saklıyorsanız, zaten maçı kaybetmişsiniz demektir. Amacımız, bunu günlük bir kas hafızasına dönüştürmek.

Hazırsanız, o zor konuşmaları “ilham verici” seanslara dönüştürmenin sırlarını keşfetmeye başlayalım.

Bu Bir “Hesap Sorma” Değil, “Gelişim” Seansıdır

Etkili geri bildirim vermeye hazırlanırken kendinize sormanız gereken ilk soru şudur: “Bunu neden söylüyorum?” Eğer cevabınız “Rahatlamak için”, “Ona gününü göstermek için” veya “Haklı olduğumu kanıtlamak için” ise, durun. Bu bir geri bildirim değil, bir egodur. Yapıcı eleştiri, geçmişi yargılamakla değil, geleceği inşa etmekle ilgilidir. Zihniyetinizi “hata bulucu” modundan “gelişim koçu” moduna aldığınızda, ses tonunuzdan vücut dilinize kadar her şey değişir.

Karşınızdaki kişi, sizin niyetinizin “üzüm yemek” olduğunu, “bağcıyı dövmek” olmadığını hissetmelidir. Kimse mükemmel değildir ve herkes işinde kör noktaları olabilir. Sizin göreviniz, o kör noktaya bir ayna tutmaktır, o noktaya çekiçle vurmak değil. Bu, “Sana saldırıyorum” yerine “Seninle birlikte, bu soruna karşıyız” duruşudur.

Çoğu insan geri bildirimi “kişiliğine” yapılmış bir saldırı olarak algılar. “Sen tembelsin” demek bir etiketlemedir ve kişiliğe saldırıdır. “Bu projeyi zamanında teslim etmemen, ekibi zora soktu” demek ise bir davranışa odaklanmaktır. Davranışlar değişebilir, kişilikler ise direnç gösterir. Bu yüzden, her zaman “eylemlere” odaklanmak, zihniyet değişiminin temel taşıdır.

Zamanlama ve Pozitif Yaklaşım

Bu süreçte “zamanlama” hayati önem taşır. Bir hata yapıldığında, üzerinden 3 ay geçmesini bekleyip “Hani o zaman şöyle yapmıştın” demek, kin tutmuşsunuz gibi görünür. Olay sıcakken, ama duygular (öfke) soğuduğunda konuşmak en doğrusudur. Geri bildirim, taze ekmek gibidir; bayatladığında besleyiciliğini ve tadını kaybeder.

Ayrıca, geri bildirim sadece “negatif” durumlar için değildir. “Pozitif geri bildirim” de en az düzelticiler kadar kritiktir. Bir çalışana neyi “doğru” yaptığını spesifik olarak söylemek, o davranışın tekrar edilmesini sağlar. Sadece hata arayan bir dedektif değil, başarıları yakalayan bir lider olduğunuzu hissettirin.

“Sandviç Tekniği” Neden Öldü? (Samimiyet Çağı)

Yıllarca bize “Sandviç Tekniği” öğretildi: Güzel bir şey söyle (Ekmek), eleştiriyi araya sıkıştır (Köfte), sonra yine güzel bir şeyle bitir (Ekmek). Teoride nazik görünse de, pratikte bu yöntem “samimiyetsizliğin” sembolü haline geldi. Çalışanlar artık ilk övgüyü duyduklarında “Eyvah, şimdi kötü bir şey gelecek” diyerek savunmaya geçiyorlar.

Daha kötüsü, mesajın “kaybolması” riskidir. O kadar çok “şekerleme” yaparsınız ki, kişi odadan çıktığında asıl düzeltmesi gereken konunun ne olduğunu anlamamış olabilir. “Sunumun harikaydı, sadece veriler yanlıştı ama enerjin süperdi” derseniz, kişi “Süperdim” diyerek çıkar. Oysa verilerin yanlış olması kritik bir hatadır.

kariyeryol.com olarak önerimiz: “Radikal Samimiyet” (Radical Candor). Bu, kişiyi insan olarak önemsemek ama aynı zamanda ona net bir şekilde meydan okumaktır. Lafı dolandırmadan, ama kabalaşmadan konuya girmek. “Sunumdaki enerjini çok beğendim. Ancak, verilerdeki hatalar güvenilirliğimizi sarstı. Bunu düzeltmemiz gerek.”

Netlik, nezakettir. Birinin hatasını, onu kırmamak adına görmezden gelmek veya yumuşatmak, uzun vadede ona yapılmış en büyük kötülüktür. Çünkü o kişi, hatasını bilmediği için kariyerinde duvara toslayacaktır. Gerçek dost (veya yönetici), acı da olsa gerçeği söyleyen ama o gerçeği düzeltirken yanında durandır.

Bu yeni yaklaşımda, “şeffaflık” anahtardır. Karşınızdakine, “Sana bu geri bildirimi veriyorum çünkü senin potansiyeline inanıyorum ve bu engeli aşmanı istiyorum” diyerek niyetinizi açıkça beyan edin. Bu cümle, sandviç tekniğinin sahte övgülerinden çok daha güçlü bir güven bağı kurar.

Etkili Geri Bildirim Verme: SBI Modeli!

Geri bildirim verirken en büyük tuzak “genellemeler” yapmaktır. “Sen hep geç kalıyorsun”, “Hiç özenli değilsin”. Bu cümleler, karşı tarafı anında avukat moduna sokar: “Hayır, geçen hafta erken gelmiştim!” Tartışma, sorundan çıkıp “kim haklı” savaşına döner. Bunu engellemenin yolu, tartışılmaz bir formül olan SBI Modelini kullanmaktır.

• Situation (Durum): Olayın nerede ve ne zaman gerçekleştiğini netleştirin. “Dün sabahki haftalık toplantıda…” Bu, sahneyi kurar ve konuyu spesifikleştirir. Karşı tarafın “Hangi toplantı?” diye sormasına gerek kalmaz.
• Behavior (Davranış): Sadece gözlemlenebilir gerçeği söyleyin. Yorum katmayın. “Sen ilgisizdin” bir yorumdur. “Ben konuşurken telefonunla ilgilendin ve göz teması kurmadın” bir davranıştanımıdır. Kimse telefonla ilgilendiğini inkar edemez, ama ilgisiz olduğunu inkar edebilir.
• Impact (Etki): İşte sihirli kısım burası. O davranışın sizin üzerinizde veya iş üzerinde yarattığı sonucu anlatın. “…bu durum, benim söylediklerimin önemsenmediğini hissetmeme neden oldu” veya “…bu, ekibin motivasyonunu düşürdü.”

Bu formül (SBI), suçlamayı ortadan kaldırır. “Sen böylesin” demez, “Senin şu davranışın, şu sonucu doğurdu” der. Kişi, davranışının sonucunu gördüğünde, sorumluluk alma ihtimali artar. “Kötü niyetli değildim” diyebilir, ama “Yarattığın etki buydu” gerçeği değişmez.

Örnek: “Ahmet, (D) geçen haftaki müşteri raporunda, (D) satış rakamlarını eski tablodan aldığını fark ettim. (E) Bu durum, müşteriye yanlış bilgi vermemize ve profesyonel imajımızın zedelenmesine yol açtı.” Bu kadar net, bu kadar tartışmasız.

İletişim Çift Yönlüdür: “Sen Ne Düşünüyorsun?”

Etkili geri bildirim bir “monolog” (tek taraflı konuşma) değil, bir “diyalog” olmalıdır. Siz bombayı bırakıp kaçamazsınız. Söylediklerinizi söyledikten sonra, topu karşı tarafa atmanız gerekir. En güçlü soru şudur: “Bu konuda sen ne düşünüyorsun?” veya “Bunu sen nasıl görüyorsun?”

Bu soru, karşınızdaki kişiye “savunma hakkı” değil, “katılım hakkı” verir. Belki bilmediğiniz bir sebep vardır. Belki evde bir kriz yaşamıştır, belki teknik bir aksaklık olmuştur. Onu dinlemek, “yargısız infaz” yapmadığınızı gösterir.

İletişim becerilerinizi konuşturacağınız yer burasıdır. “Aktif dinleme” yapın. Sözünü kesmeyin. “Anlıyorum”, “Demek istediğin şu mu…” gibi ifadelerle onu gerçekten duymaya çalıştığınızı gösterin. Eğer kişi savunmaya geçerse, sakinliğinizi koruyun ve tekrar SBI modelindeki “etkiye” odaklanın.

Çözümü dikte etmeyin, çözümü “birlikte” bulun. “Bunu bir daha yapma” demek yerine, “Sence bir dahaki sefere bu durumu nasıl daha iyi yönetebiliriz?” diye sorun. Kişi, çözümün bir parçası olduğunda, o çözümü uygulama konusunda çok daha istekli olur.

Sonuç: Etkili Geri Bildirim Vermenin Önemi!

Unutmayın, amaç sadece hatayı düzeltmek değil, kişinin o hatadan ders çıkararak büyümesini sağlamaktır. Koçluk yapmak, cevapları vermek değil, doğru sorularla kişinin kendi cevabını bulmasına yardım etmektir.

Etkili geri bildirim, profesyonel hayatın “ayarıdır”. Nasıl ki bir enstrüman akort edilmeden güzel ses çıkaramazsa, ekipler ve bireyler de dürüst geri bildirimler olmadan potansiyellerine ulaşamazlar. Bu, bir cesaret işidir, evet. Ama aynı zamanda bir nezaket işidir.

kariyeryol.com olarak tavsiyemiz; bu kası bugünden itibaren çalıştırmaya başlamanız. Küçük, olumlu geri bildirimlerle başlayın, güven inşa edin ve ardından düzeltici geri bildirimlerle o güvenin üzerine kat çıkın. Bu sayede kariyer hedeflerinize daha da yaklaşırsınız.

Sözlerinizi bir silah gibi yaralamak için değil, bir basamak gibi yükseltmek için kullandığınızda, sadece karşınızdakini değil, kendi liderlik markanızı da geliştirdiğinizi göreceksiniz.