Etkili Geri Bildirim Nasıl Yapılmalı? Örnek Olaylarla

Son dönemin koçluk, mentorlük ve sessiz istifa gibi kavramlarıyla beraber en popüler gündemlerinden birisi de etkili geri bildirim verme konusudur. Öyle ya, iş hayatınızda yeni değilseniz Türkiye’deki kurumsal şirketlerde dahi geri bildirim/feedback kültürünün tam yerleşmemiş olduğunu fark etmişsinizdir. Yani, ülkemizde genel olarak etkili geri bildirim konusunda kaydetmemiz gereken çok aşama vardır. Bu konuda, etkileşimin her iki tarafı için de gelişmesi gereken konular olduğu açıktır. Öyle ki; bir yandan bildirimi alan kişi bunu eleştiri olarak görüp kendisini tamamen kapatırken, diğer yandan da geri bildirimi veren kişi bunu çoğu zaman bir silah olarak kullanmakta ve bazen iş mobbinge kadar gitmektedir.

Bu noktada doğru feedback verme konusunda en önemli şeyin etkili ve doğru iletişim kurmak, empati kurmak ile etkin dinlemek olduğunu en baştan belirtmemiz gerekir. Yani, hangi sektörde faaliyet gösterirseniz gösterin ister mavi ister beyaz yaka çalışan olun amiriniz ya da yöneticiniz sizi dinlemez, sizinle empati kurmaz ve sağlıklı bir iletişim kurmazsa muhtemelen onun söylediklerini dinlemiyor olacaksınızdır. Bu doğrultuda, yerli ya da yabancı kaynaklara göz attığımızda, genelde, bu konu hakkında teorik bilgiler olduğunu görmekteyiz. Öte yandan bu konuda araştırma yapanların ya da kendisini geliştirmek isteyenlerin en çok ihtiyacı olan şey; örnek olaylarla birlikte bu teorik bilgilerin uygulama alanının da ortaya çıkmasıdır. İşte aşağıda sizlere örnek olaylarla etkili geri bildirim verme konusunda bazı konular anlatacağız.

Etkili Geri Bildirim Nedir?

Bu konuyu hem sosyal hem de akademik anlamda araştıran ve raporlar yayımlayan kurumlar bulunmaktadır. Derin ve teknik tanımlara girip kafanızı karıştırmayacağız. Bu bağlamda en basit ve kısa haliyle etkili geri bildirim vermek, karşı tarafı kırmadan, yıkmadan ve onun gelişimine katkı sağlayacak şekilde geliştirmesi gereken yönlerini kendisine aktarmaktır. Burada feedback verirken temel amacımız, çalışma arkadaşımızın performansını arttırmak ya da gelişimine katkı sağlamak olmalıdır. Unutmayın, karşınızdaki kişi de sizin gibi bir insandır ve duyguları her zaman ön planda olacaktır. Bununla birlikte, bu süreçte elimizde veriler olmalı ve karşı tarafa şahsi yorumlardan kaçınarak bu veriler doğrultusunda bilgiler vermeliyiz.

Yani, örneğin performans düşüklüğüyle ilgili olarak etkili geri bildirim vermek amacıyla konuştuğumuz bir çalışanımıza performans düşüklüğünü öncelikle veriler ile sunmalıyız. Sonrasında ise bu durumun takımın ya da şirketin genel performansına olan etkilerinden ve sonuçlarından bahsetmeliyiz. Tabi bunları da yine verilerle desteklemek zaruridir. Bu şekilde çalışanınız, sizin şahsi yorumlarınızı değil verilere dayalı gerçeklere odaklanacak ve bu durumu muhtemelen şahsi olarak algılamayacaktır.

Feedback Verme Aşamaları

İnsanın yapısı gereği ona olumsuz şeyler söylemek ve bunları kabullendirmek zordur. Amacınız her ne kadar şirketin ya da takım arkadaşınızın kişisel olarak gelişimini olumlu yönde etkilemek bile olsa, eleştiri hiçbirimizin hoşuna gitmez. Bununla birlikte geri feedback vermek de günümüzde artık bir zorunluluk olarak kabul edilmektedir. Yani madem bunu yapacağız, o zaman etkili geri bildirim verelim. O noktada da geliştirel eleştiri yapmanın da bazı aşamaları vardır. Bunları bilmek önemlidir.

Etkin bildirim vermenin aşamaları:

• Mutlaka ön hazırlık yapın.
• Kafanızda durumu hikayeleştirip en doğru şekliyle anlatın.
• Somut ve objektif verilere dayanın.
• Kişisel özelliklere girmeyin.
• Yorum katmayın.
• Ortam çok önemli, kişiyle birebir olun.
• Sonuçlara odaklanın. Yani gelişim sağlanırsa bunun şirkete faydasını gösterin.
• Açık iletişime önem verin ve bunu sağlayın.
• Kurum içinde yani şirkette geri bildirim geleneği oluşmasını sağlayın.

Bu aşamalardan en önemlisi aslında geri bildirim vermeden önce durumu kafanızda hikayeleştirme, yani olayı önce kafanızda yaşama ve sonrasında verilere dayanıp objektif olarak çalışma arkadaşınıza durumu açmaktır. Siz konuşurken karşı taraftaki kişi sizin niyetinizin onun ve şirketin performansını arttırmak olduğunu anlar ve hissederse o iş tamamdır. Başarıya ulaşmışsınızdır demektir. Öte yandan eğer karşı taraf sizin amacınızı anlamaz ya da “niyeti beni sadece eleştirmek.” Olarak algılarsa vay halinize… İşte o andan itibaren kendisini size tamamen kapatacak ve dinlemeyecektir. O an, karşınızdaki kişinin gözleri dalar ya da size doğru boş bakışlar atarsa sizi artık dinlemiyor demektir. İşte bunu hissettiğiniz an ara verin ya da konuşmayı kesin. Çünkü bu andan sonra konuşacaklarınızın ne ona, ne size ve ne de şirketinizi faydası olacaktır.

Feedback Zamanı!

Bu açıklamalar sizi korkutmasın tabi. Eğer doğru aşamaları izleyip, çalışma arkadaşınıza doğru yaklaşırsanız sonuç muhtemelen çok başarılı olacaktır. Verilere dayanın, doğru iletişim kurun ve diğer insanların sizi duyamayacağı bir alanda konuşun. Bu noktada şunu belirtmemiz gerekir ki; belki de karşı taraf ne kadar başarılı aşamalardan geçerseniz geçin sizi anlamayacak ve dinlemeyecektir. Bu durumda ona biraz süre verin ve tekrarlanması halinde kendisinden umudu kesin. Bu doğrultuda belirtmek isteriz ki etkili geri bildirim vermenin yüzde yüz başarılı olması mümkün değildir. Bazen bu mücadelede mağlubiyetler de yaşayacağız. Hayatın içinde bunlar da var.

Etkili Geri Bildirim Örnekleri

Bu noktada kadar anlattıklarımızın benzerlerini internette ya da kişisel gelişim kitaplarında muhtemelen okumuşsunuzdur. Buradan sonrasında ise her yerde bulamayacağınız özel bilgileri J yani yaşanmış gerçek hikayelerden yola çıkarak etkili geri bildirimler verme hakkında detaylı örnekler açıklayacağız.

Diyelim ki özel bir firmada satış müdürü pozisyonundasınız ve eskiden gayet iyi satış performansı gösteren bir satış temsilciniz son aylarda düşüş içerisinde. Bu yaşanmış bir olay ve sonuçları itibarıyla maalesef olumsuz sonuçlanmıştır. Bu örnekte müdürümüz personeli yanına çağırmış ve kendisinin düşen performansının ekibin de satış rakamını aşağı çektiğini, ortalamayı düşürdüğünü belirterek tatlı sert bir uyarıda bulunmuştur. İlgili çalışan daha sonra gün içinde kırmızı gözlerle sağda solda görülmüştür. Belli ki bu durum ağlamasına neden olmuş. Peki ne yapmamız gerekirdi diye sorduğunuzu duyar gibiyiz. Bu durumda doğru olan davranış ise öncelikle çalışma arkadaşımızla ilgili ön hazırlık yapmaktır.

Öncelikle kendinize şu soruları sorun:

• Bu arkadaşımız daha önce iyiyken neden son aylarda düşmüş olabilir?
• Acaba özel hayatında bir sorun mu var?
• Bir sağlık sorunu olabilir mi?
• Ben amiri olarak nasıl yardımcı olabilirim?
• Son 3 ayda satışlar yüzde kaç düşmüş? (veri)
• Satışlarındaki düşüşün şirket kârlılığına etkisi nedir?

Bu tür bilgi ve verileri iyice toparladıktan sonra çalışanımızda sadece ikimizin olduğu diğer insanların duymayacağı bir ortamda konuşalım.  Bu arada karşımıza çalışanımızı oturtunca ilk olarak ne içeceğini ve hali hatırını sormayı lütfen unutmayalım. Belki de daha siz hatırını sorduğunuz an sorunlarını anlatmaya başlayacaktır. Lütfen ona bir şans verelim.

Takım Oyuncusu mu?

Başka bir örnek olarak ekip arkadaşlarından uzak duran sosyal ortamlara girmeyen bir çalışan düşünelim. Diğer arkadaşları muhtemelen bu durumdan rahatsız olacaktır. Bu tür durumlar takımın genel performansını etkiler. Hatta şirketin cirosunu ya da kârını bile etkileyecek bir duruma dönerse şaşırmayız. Böylesine bir durumda yönetici olarak bu arkadaşımızı kenara çekin.  “Neden ekipten uzak ve asosyal duruyorsun?” gibi yorum içeren sert tespitler yapmak yerine kendisine açıcı sorular sorup ilk önce durumu anlamaya çalışmalıyız. Yani, eğer bu arkadaşımızın hasta bir yakını varsa bunu bilmeden yapacağımız tespitler yersiz olacaktır. Mesela kendisine “son dönemde seni çok üzgün ya da sessiz görüyorum. Bilmem gereken özel bir durum var mı?” gibi bir soru sorarak onu açmayı denemelisiniz. Ek olarak takım içindeki sinerjiyi artırmak için bu çalışanımızı içine katacağımız toplu organizasyonlar düzenlemelisiniz.

Öte yandan her türlü denemenize rağmen arkadaşımızı açamıyor olmak da bir ihtimaldir. Belki de satış odaklı olmayan bu çalışanı takım uyumuna dayalı rollerden almamız gerekiyordur. Bunun yerine onu bireysel rollerde, operasyon ağırlıklı pozisyonlarda değerlendirmek daha rasyonel olacaktır. Doğru yaklaşım ve iletişimle başarı şansımız artacaktır ama yüzde yüz olmayacaktır.